Вопрос о том, где и как заверить трудовую книжку, как правило, возникает неожиданно и требует определенных знаний и опыта. При этом, законодательная база, определяющая строгие нормативы той или иной бюрократической процедуры, имеет свойство регулярно меняться, что вызывает еще больше вопросов и недопонимания у простого обывателя, никогда ранее не сталкивающегося с подобными ситуациями.
О том, как правильно заверить трудовую книжку в 2023 году, сэкономив драгоценное время и нервы, мы рассказываем в данном материале.
Обстоятельства и ситуации, когда необходимо заверить копию трудовой книжки, могут быть следующие:
- подтверждение достоверности непосредственно самого документа, а также подлинности записей о трудовом стаже работника при его приеме на работу в новое место, при увольнении с работы, а также при получении пенсионных выплат;
- подача документов на различные социальные льготы и пособия, связанные со стажем работы;
- рассмотрение вопроса о выдаче кредита;
- оформление инвалидности в медучреждении;
- регистрация налоговых выплат и др.
Если вы не знаете, как и где заверить трудовую книжку, внимательно следуйте нижеперечисленным рекомендациям:
- Обратитесь в отдел кадров или кадровое агентство вашей организации и узнайте, какой порядок заверения документа установлен в вашей компании. В разных организациях может быть различный подход к данному вопросу;
- Составьте заявление о заверении трудовой книжки. Обычно в нем указываются личная информация (ФИО, дата рождения, паспортные данные), трудовой стаж и, непосредственно, сама просьба заверить данный документ;
- Подготовьте необходимые бумаги для заверения. Как правило, в данный список входят паспорт, старая трудовая книжка, а также копии перечисленных документов;
- Приложите к заявлению копию трудового договора или иной документ, подтверждающий ваш стаж работы в организации;
- После подготовки всех необходимых бумаг, сдайте их в отдел кадров или кадровое агентство;
- После того, как трудовая книжка будет заверена, проверьте правильность оформления и, также, убедитесь, что в ней указан весь ваш стаж работы в организации.
Важно отметить, что процедура заверения трудовой книжки может отличаться в зависимости от организации, поэтому рекомендуется уточнить требования и порядок заверения у работодателя или в соответствующем госучреждении.
Помимо всего прочего, вы можете заверить трудовую книжку у нотариуса подтвердив, тем самым, ее подлинность. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
- Собрать все необходимые документы: оригинал трудовой книжки, паспорт и их копии;
- Найти ближайший нотариальный офис или нотариуса, который занимается данной услугой. Обычно информацию о них можно найти в интернете или узнать в местном государственном органе, отвечающем за нотариальные услуги;
- Посетить нотариальный офис или нотариуса вместе с документами, которые были собраны на первом этапе;
- Указать нотариусу, что вы хотите зарегистрировать трудовую книжку. Он попросит вас предоставить все необходимые документы и заполнить соответствующую форму.
Нотариус проверит подлинность переданных вами документов и имеющихся в них подписей и печатей, предоставив вам специальное свидетельство, подтверждающее факт регистрирования трудовой книжки именно у него.
Важно отметить, что процедура заверения трудовой книжки у нотариуса не является обязательной и выполняется по желанию работника.
Также, для еще большего вашего удобства, мы расскажем вам, как заверить электронную трудовую книжку. Для этого вам потребуются следующие документы:
- электронная копия трудовой книжки в формате PDF или другом электронном формате;
- личная электронная подпись (ЭЦП);
- установленное программное обеспечение для работы с ЭЦП.
Далее, чтобы заверить электронную версию документа, необходимо выполнить следующие действия:
- Откройте программное обеспечение для работы с ЭЦП;
- В программе выберите опцию «Подписать документ» (или подобную ей);
- Выберите электронную копию трудовой книжки, которую вы хотите заверить;
- Введите вашу ЭЦП, используя программу и ключи доступа;
- Сохраните документ с подписью или создайте новый PDF-файл с подписью;
- Сохраните электронную трудовую книжку с подписью на вашем компьютере или передайте ее по e-mail или другим средствам связи.
Также, если это требуется, напишите сопроводительное письмо или объяснительную записку, указывающие, что электронная копия является заверенной версией трудовой книжки.
Важно помнить, что электронная версия заверяется только в том случае, если ваша ЭЦП является действительной и законно применима для подписи таких документов.
При этом, если у вас, все же, возникают какие-либо сомнения и/или вопросы, проконсультируйтесь с опытным юристом или иным специалистом по электронной подписи.
Также, если вы хотите быстро и в соответствии с действующими нормативами заверить электронную или бумажную версию трудовой, обратитесь в компанию «Гарантия Успеха» по тел: 8 (831) 41-333-46.
Задайте напрямую